Cuando se trata de colaborar dentro de las empresas, la tecnología desempeña un papel fundamental. Es así como la tecnología se ha convertido en una parte integral de la industria de viajes, permitiendo una toma de decisiones más rápida, procesos más eficientes y una mayor productividad, y nosotros hemos seguido de cerca estos cambios.

Debido a los enormes cambios que se han producido en los últimos años, ya no es una opción no utilizar la tecnología en los negocios, y es así como las empresas de viajes deben adaptarse a estos nuevos estándares y son aquellas que innovan, que tendrán ahora la oportunidad de adelantarse.

En este artículo, analizaremos algunos de los factores que debe considerar al seleccionar una tecnología para un negocio de viajes, así como cómo estas tecnologías pueden mejorar la colaboración y ello la productividad y eficiencia.

A medida que el sector de viajes avanza a una nueva era de digitalización, Nezasa ha ido recopilando los datos adecuados para ayudar a los responsables de la toma de decisiones a elegir las herramientas perfectas para sus equipos. Hemos estado transformando la forma de trabajar de las empresas y preparándonos para disrupciones inesperadas, y hemos creado esta guía básica para ayudarte a navegar por esta transición.

¿Cuál es el impacto de la tecnología en las empresas?

La tecnología ha tenido un impacto significativo en el sector de viajes en los últimos años. Desde los sistemas de reserva en línea hasta realizar los “check-ins” automatizados, la tecnología afecta a cada una de las etapas del viaje del cliente. 

Las innovaciones tecnológicas han facilitado a las empresas de viajes la toma de decisiones, la elaboración de ofertas más personalizadas y aumentar la eficiencia en todas las áreas del negocio, lo que a su vez, permite seguir que las empresas se mantengan siendo competitivas, reducir costos y aumentar las oportunidades de ingresos y crecimiento.

Ventajas de las tecnologías colaborativas

En un sector tan extenso y diverso como el de los viajes, las tecnologías colaborativas son cada vez más importantes. Pueden ayudar a reducir el tiempo de toma de decisiones, mejorar la productividad y permitir un trabajo en equipo más eficaz, lo que a su vez permite a los empleados responder más rápidamente a las necesidades de los clientes y mejorar la experiencia general de éstos. 

Las tecnologías colaborativas pueden:

• Ahorrar tiempo y dinero
• Optimizar los procesos
• Aumentar la productividad
• Facilitar el acceso a la información
• Fortalecer las relaciones
• Mejorar la organización y el flujo de trabajo
• Fomentar el crecimiento empresarial

Además, la colaboración en el sector de los viajes no se limita a la colaboración dentro de la propia empresa. Phocuswire identificó la importancia de la colaboración entre compradores de viajes, proveedores, socios financieros y socios tecnológicos.

Una colaboración y cooperación ágil entre las distintas partes interesadas y proveedores, así como dentro de la empresa y de los propios equipos, es clave para el futuro del sector y para lograr una industria más sostenible, integral e inclusiva.

Consideraciones para seleccionar la tecnología correcta

Para los tomadores de decisiones, es crucial seleccionar la tecnología adecuada. Pero, ¿cómo elegir la mejor solución para su empresa?

Antes de elegir una tecnología, es importante definir primero las metas y objetivos empresariales, así como los puntos débiles y dolores que deben resolverse. Las consideraciones clave incluyen la capacidad de cooperar y trabajar en equipo, pero también el cómo la tecnología se integrará en los sistemas existentes y cómo puede ayudar a agilizar los procesos. 

Al identificar qué áreas tienen oportunidades de mejorar, las empresas pueden encontrar la opción tecnológica que mejor se adapte a sus requerimientos. También es necesario considerar cómo incorporar la tecnología a los equipos, en los procesos de trabajo y en las tareas diarias. Además de cómo se debe ajustar la cultura de la empresa para conseguir los objetivos del negocio a largo plazo.

La tecnología debería:

• Mejorar los procesos existentes
• Satisfacer los requerimientos y objetivos de la empresa
• Ofrecer facilidad de uso e integración
• Ajustarse al presupuesto
• Ofrecer escalabilidad
• Proporcionar fiabilidad y seguridad

Nos pusimos al día brevemente con Mário Soares, Gerente de “Digital Customer Success Operations” de Nezasa, quién tiene información interesantes para incluir en este tema: 

“Diría por nuestra experiencia y por los datos que hemos ido recopilando a través de nuestra tecnología, que existe una brecha respecto a la valoración que perciben los equipos operativos y los tomadores de decisiones sobre un sistema tecnológico”. 

Y uno de los puntos más valiosos que Mário encontró en su investigación y recopilación de datos es la usabilidad de la plataforma.

“Observamos que los usuarios buscan que la plataforma pueda brindarle una mejor, más simple y automatizada usabilidad. De hecho, es la principal preocupación de los usuarios, y tiene sentido ya que se ocupan de la parte operativa del negocio, pero también dista de la principal preocupación de los tomadores de decisión, cuando pedimos directamente opiniones sobre plataformas como TripBuilder”. 

A la hora de buscar y probar nuevas tecnologías para implementar en una empresa de viajes, es fundamental tener en cuenta la opinión de los equipos operativos en el proceso. Más importante que el tiempo y el dinero que se ahorrará, cabe destacar que la herramienta debe resolver problemas y en lo posible evaluar que no promueva potenciales disgustos en un futuro.

Cómo determinar la apropiada integración con los sistemas existentes

La nueva tecnología debe integrarse perfectamente con los sistemas y procesos existentes. La compatibilidad con el software, el hardware y las redes actuales es clave para garantizar que todos los sistemas funcionen y se complementen, permitiendo una migración y transición sin problemas. 

La integración dentro de los equipos es, como mencionamos, uno de los aspectos más importantes. Tener siempre en consideración que tan fácil y rápido – o complejo – será para los equipos aprender a utilizar la nueva tecnología es esencial para lograr sacar el máximo provecho de las herramientas de la nueva tecnología. De hecho, con el nuevo socio tecnológico, se debe revisar cómo será la inducción y formación de los equipos, como también la instalación y configuración de la tecnología.

Respondiendo la disyuntiva: comprar o crear una solución tecnológica

Antes de empezar a buscar proveedores que ayuden con los requerimientos tecnológicos, siempre surge la pregunta: ¿Si es un proceso fundamental del desarrollo de la empresa, merece la pena crear una solución interna?

Hay muchos factores a tener en cuenta antes de elegir el camino a seguir y deben ser sopesados. 

En los últimos dos años, hemos sido testigos del cambio de mentalidad en el sector de viajes. La idea de “crear/ desarrollar” como primera respuesta parece haber quedado atrás, dado que el sector está optando por “comprar/subcontratar” a proveedores especializados. 

Los inesperados eventos de los últimos años han forzado al mercado a buscar formas de trabajar más rápido, más eficientemente y con equipos reducidos, y aún cuando algunas empresas disponen de los recursos necesarios para optar por desarrollo interno, sugerimos tomar en cuenta los siguientes aspectos:

• Costos: Crear una solución desde cero puede resultar ser más caro que comprar una herramienta existente, lo que además te permitirá reasignar recursos para otras necesidades;
• Tiempo: Comprar una solución existente definitivamente ayuda a ser más rápido, las empresas ahorran tiempo de planificación y ejecución;
• Personalización: Cuando decides desarrollar tu propia solución, la podrás ir personalizando sobre la marcha según los requerimientos de tu negocio y las necesidades de tu equipo; 
• Colaboración: Trabajar con otras empresas puede implicar algunos retos en la cooperación entre empresas y los plazos; 
• Ventaja competitiva: Al elegir trabajar con un proveedor de tecnología tendrás acceso a las funciones de vanguardia y que marcan tendencia en el mercado, lo que seguramente no habrían estado previstas en tu planificación; 
• Continuidad: Los proveedores de tecnología se enfocan justamente en analizar e implementar las nuevas funciones, buscando siempre la manera de mejorar los procesos de implementación.

Guía práctica para elegir la tecnología apropiada 

Primero lo primero: antes de iniciar conversaciones con posibles proveedores, hay que prepararse para estas conversaciones. 

Una buena forma de empezar, es seguir estos dos sencillos pasos: 

• Crea una hoja de ruta – que incluya sus principales necesidades tecnológicas y el presupuesto del que se dispone, así proporcionará a los proveedores una visión completa de sus objetivos actuales y futuros. 
• Crea un cuestionario – que debe incluir la pregunta directa a los proveedores en qué puede ayudarle su tecnología. Esto puede incluir características específicas. Recuerde incluir a su equipo en el proceso mientras elabora estas preguntas. 

Es crucial que esta hoja de ruta también incluya información sobre su negocio y hacia dónde se quiere dirigir caso empresarial único. Sólo así los proveedores podrán responderle claramente si son el socio adecuado para usted.

Ejemplo de hoja de ruta

Necesidades tecnológicas:

• Software: Indicar el tipo de software que se busca, como sistemas operativos, herramientas de automatización, sistemas de colaboración, programas de diseño, etc;
• Infraestructuras de red: Especificar la infraestructura de red necesaria, como switches, routers, firewalls, junto con el ancho de banda necesario;
• Seguridad: Proporcionar los requisitos de seguridad, como antivirus, detección de intrusos, autenticación de doble factor;
• Servicios de nube: Plantear el tipo de servicios de nube requerido, tales como infraestructura como servicio (IaaS), plataforma como servicio (PaaS) o software como servicio (SaaS).

Presupuesto:

• Especificar el presupuesto disponible para el proyecto;
• Indicar si el presupuesto es flexible y si hay margen de modificación.

Información adicional:

• Carta Gantt: Mencionar el calendario del proyecto o los tiempos para la contratación de la tecnología;
• Contacto: Facilitar los detalles de la persona responsable del proyecto, como el jefe de proyecto, el responsable de TI o el responsable de compras;
• Condiciones de Pago: Introducir las condiciones de pago, tales como la forma de pago y el calendario de pagos; 
• Condiciones de Soporte: Mencionar los requisitos de soporte y mantenimiento, como garantías, contratos de mantención y servicios de soporte;
• Cumplimiento: Especificar cualquier requisito legal o de cumplimiento que sea necesario.